16 reguli pentru convorbirile telefonice de afaceri

Vrei sa intri in legatura cu o anumita firma, un posibil viitor partener de afaceri? Foarte simplu, pui mana pe telefon, stabilesti o intalnire cu persoana cu putere de decizie, prezinti oferta la fata locului, negociezi putin si gata - semnezi contractul.
In realitate insa, lucrurile nu se prezinta asa de simplu. Totul se poate duce de rapa inca de la primul pas, acel telefon de contact pe care il dai, deoarece cu aceasta ocazie poti sa nu obtii decat iritarea partenerului.

Stii sa vorbesti la telefon? Iata cateva recomandari utile. Conform expertilor americani, ele te ajuta sa iti imbunatatesti cu 30% sansele de a incheia o afacere de succes. Aceasta afirmatie se bazeaza pe un studiu realizat in S.U.A., care, suplimentar, a relevat faptul ca o convorbire telefonica trebuie pregatita la fel ca o negociere fata in fata.

1. Exprima-te intotdeauna scurt, concis si clar.

2. Incepe convorbirea prin a te prezenta. Ordinea: salutul, prenumele si numele, firma pe care o reprezinti.

3. Incepe cu scopul convorbirii, abia dupa aceea poti sa initiezi dialogul de politete.

4. Adreseaza-i-te partenerului pe nume. Daca de nume se leaga si un titlu, utilizeaza-l si pe acesta.

5. Daca poti, apeleaza la referinte. Aminteste de ultima intalnire personala, de eventuale cunostinte comune sau chiar de o emisiune TV la care l-ai vazut pe interlocutor.
6. In cazul convorbirilor telefonice, tonul folosit este mai important decat in cazul intalnirilor directe. Vorbeste cat se poate de normal. Nu uita: tonul influenteaza mult dispozitia partenerului.

7. Fereste-te de stilul supus: nu te explica, nu te scuza. Initiaza dialogul de pe pozitia de partener egal.

8. Pune intrebari dirijate spre scopul urmarit. Nu uita: cel care intreaba conduce discutia. Noteaza-ti intrebarile inainte, altfel, in toiul discutiei, le poti uita usor.

9. Atentie, telefonul este un mijloc de stabilire a unor relatii personale. Convorbirea nu este cu Fabrica de Detergenti Industriali, ci cu domnul Teodor Avram, seful departamentului de Vanzari.

10. Vorbeste despre interlocutor, nu despre tine.

11. Nu te lasa presat de timp. Propune o revenire peste o jumatate de ora, dar nu lua decizii pripite.

12. Continutul unei convorbiri telefonice poate fi uitat repede. Noteaza-ti informatiile primite imediat ce ai pus receptorul in furca.

13. Foarte important: prin telefon nu poti face propuneri detaliate si nu poti explica prea multe lucruri.

14. Daca esti chemat la telefon, vino pregatit cu ceva de scris. Dupa ce interlocutorul se prezinta, noteaza-ti imediat numele lui si firma pe care o reprezinta.

15. Este bine sa nu suni luni dimineata sau vineri dupa-amiaza.

16. Daca ai o carte de vizita cu numarul de acasa, poti suna pe acel numar numai daca problema are o importanta deosebita pentru cel chemat.

Silvia Bucsan
Revista Omului de Afaceri si de Viata